Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 1194/SNV-TCBM ngày 13 tháng 7 năm 2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ như sau:

1. Vị trí, chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2.2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

3.1. Lãnh đạo Chi cục: có Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng.

Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục.

Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

3.2. Các phòng chuyên môn

- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

- Phòng Quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử;

- Phòng Hành chính - Tổng hợp.

3.3. Kho Lưu trữ chuyên dụng.

3.4. Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong tổng biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ.

Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm

1. Sắp xếp tổ chức, bố trí nhân sự của Chi cục Văn thư - Lưu trữ bảo đảm nguyên tắc và thủ tục hiện hành.

2. Ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, quy định nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ công tác của Chi cục và quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.